Zo werkt Scrum bij Procurios

Wekelijks doen we bij Procurios meerdere projecten voor klanten uit verschillende branches. Dit doen wij met Scrum, omdat we hiermee de beste resultaten voor onze klanten kunnen behalen. Meedenken, volledige focus en snel zichtbaar resultaat zijn slechts een paar voordelen van onze manier van werken. Graag nemen we u mee in de stappen om ook uw project tot een succes te maken.

Aan de slag!

Start hier!

Procurios, interessante club!

U heeft via uw netwerk van ons gehoord of heeft ons gevonden via een zoekmachine. U bent geïnteresseerd in wat wij voor u kunnen betekenen.

Persoonlijke demonstratie

We luisteren graag naar uw uitdagingen en hoe wij u daarbij van dienst kunnen zijn. We bekijken hoe ons platform daar de juiste ondersteuning in kan bieden. We geven een demonstratie van ons platform, zodat u ook een beeld krijgt van de gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheden die ons platform standaard biedt. We vertellen dat we werken met Scrum en hoe dat werkt.

Enthousiast?

U bent alleen nog maar enthousiaster geworden over ons platform en hoe we uw problemen willen oplossen. U wilt een offerte.

Uw situatie doorgronden

We nodigen u graag uit bij ons op kantoor in het altijd mooie Wijk bij Duurstede. U wordt hartelijk ontvangen door één van onze teams bestaande uit 3 of 4 Procurioten van verschillende disciplines. Zij willen ‘alles’ van u weten. Wat uw grootste uitdagingen zijn, processen, marktomstandigheden, problemen bij huidige systemen, doelen en dromen. Een dergelijke sessie duurt meestal tussen de 2 en 4 uur. Dit is uiteraard afhankelijk van de complexiteit van uw gewenste oplossing.

Soms noemen we een dergelijke sessie bij ons op kantoor een Event Storming Sessie. We duiken dan dieper in op uw processen, uw ‘taal’ en doelen. Het is voor ons heel belangrijk om uw wensen te kunnen inschatten binnen uw professionele context.

Actief meedenken in uw offerte

Op basis van de vorige sessie maken we een inschatting over de complexiteit van de gewenste oplossing. We schatten het aantal sprints dat we nodig hebben om ons platform voor u te implementeren, configureren, uw website te ontwikkelen en eventueel aanvullend maatwerk te bouwen. We denken actief met u mee over de beste oplossing met de best value for money, dat ziet u terug in uw offerte. Graag maken we een aanvullende afspraak om ons voorstel toe te lichten en eventuele vragen te beantwoorden.

Akkoord?

Sprints inplannen

U gaat akkoord met onze offerte. Dat is altijd feest, ook omdat we blij zijn met elke nieuwe klant, maar vooral omdat we uw project Scrum mogen uitvoeren. Dat betekent dat we functionaliteit bouwen met veel toegevoegde waarde en niet omdat het op uw Programma van Eisen staat.

Met Scrum halen we, samen met u, het beste in ons naar boven. Dat gaat u terugzien in uw oplossing!

Uw sprints worden, uiteraard in nauw overleg met u, ingepland.

Product Owner Training

U krijgt een korte Product Owner Training. De rol van de Product Owner, afgekort PO, is een belangrijke rol in het team: als PO bepaalt u wat er wordt uitgevoerd (de lijst met wensen) en het moment waarop dat gebeurt (de prioriteit). Daarmee is uw allerbelangrijkste taak het optimaliseren van de waarde van de oplossing die wij voor u bouwen. Dat uit zich concreet in de volgende taken:

  • U draagt uw visie uit die u heeft voor uw markt en de beoogde oplossing naar het team (en uw achterban).
  • U legt uit wat de markt- en gebruikersomstandigheden zijn.
  • U maakt samen met het team de Product en de Sprint backlog.
  • U licht toe wat de toegevoegde waarde is van elke backlog item.
  • U prioriteert de items op de backlog.
  • U test en accepteert de opgeleverde backlogitems.
  • U monitort de voortgang en het behalen van het sprintdoel.
  • U communiceert over het verloop van de sprints, en houdt uw achterban aangehaakt.

U staat er natuurlijk niet alleen voor. In deze training leren wij u stap voor stap wat deze taken inhouden en hoe u ze het beste kunt uitvoeren. Bovendien kunt u voorafgaand en tijdens het project op ondersteuning van onze interne PO-coach rekenen.

Uw wensen definiëren op de Backlog

Voorafgaand aan de sprint gaan we uw eisen en wensen nader bespreken.

Een heel belangrijk aspect binnen scrum is de laagdrempelige maar directe face-to-face communicatie. Oplossingen worden sneller bedacht als er open over wordt gepraat en gediscussieerd. We doen dat dus ook uitvoerig. We willen niet alleen begrijpen wat uw wensen inhouden, maar ook het waarom ervan. We willen de vraag achter de vraag stellen. We zijn geïnteresseerd in uw uitdagingen, problemen, en uw kansen! De oplossingen bedenken we samen. U maakt daarmee gebruik van onze jarenlange ervaring in het realiseren van slimme oplossingen.

Op basis van deze sessie ontstaat er een backlog. We maken samen de eerste backlogitems. Dit kunnen zogenaamde user stories (gebruikersverhalen) zijn. We gebruiken hiervoor een online tool: Trello. Hier hebben u en het team toegang toe. Uiteraard kunt u ook uw collega’s toegang geven tot uw backlog in Trello.

Uw wensen inschatten met Planning Poker

In sommige gevallen nodigen we u uit om te komen pokeren. Planning Pokeren wel te verstaan. Soms is dit een aparte sessie. Soms wordt dit gedaan bij de Backlog Refinement.

Voor u als PO is het van belang om te weten hoe ‘groot’ een backlogitem is. Kost het 5 mandagen om iets te realiseren, of 5 minuten? Dat kan de reden zijn om een backlogitem bovenaan te zetten, of juist niet. 

We schatten met zogenaamde Story Points. Deze punten werken als relatieve grootheden. Een backlogitem dat 2 punten krijgt, is 2x zo ingewikkeld als een backlogitem van 1 punt en kost dus grosso modo de helft van het andere backlogitem van 2 punten. We schatten dus samen met u de complexiteit en geven daarmee een indicatie van de werklast van een backlogitem ten opzichte van andere backlogitems. Zo schatten we het belangrijkste gedeelte van de backlog in.

U doet mee met het team. Dit doen we aan de hand van Planning Poker kaarten. Wanneer er grote verschillen zijn in de schattingen van de teamleden of met u, wordt dat besproken om verschil in interpretatie zoveel mogelijk te elimineren.

Huiswerk: Backlog aanvullen

Het begin van de backlog is er, maar deze is nog niet af. Waarschijnlijk heeft u meer eisen en wensen. Daarnaast wilt u ook waarschijnlijk de backlog ook doornemen met mensen uit uw achterban. Dat is dan ook uw huiswerk. Ook voor Scrumprojecten bij Procurios geldt, hoe beter uw voorbereiding hoe beter het resultaat.

Concreet kunt u zelf de volgende voorbereidingen treffen:

  • Verdiep u in de werkmethode Scrum en in de bijbehorende termen. Als u deze website goed doorleest en de gebruikte termen snapt, bent u op de goede weg!
  • Neem uw rol als Product Owner zeer serieus. We kunnen niet genoeg herhalen dat u als Product Owner in grote mate bijdraagt aan het succes van een sprint.
  • Vul de Backlog aan met alle wensen die u kunt bedenken. Prioriteer ze zorgvuldig.
  • Moet er een koppeling gemaakt worden? Zorg ervoor dat wij tijdig de beschikking hebben over documentatie.
  • U bent de Product Owner, maar wellicht wilt u bij bepaalde beslissingen ook andere stakeholders betrekken. Zorg ervoor dat zij beschikbaar zijn, telefonisch dan wel bij ons op kantoor.
Sprinten!

Ready? Set! Go!

Het echte werk gaat beginnen. Welkom bij ons op kantoor, bij uw team en op uw eigen werkplek. We voorzien u graag van uw eigen mok, een snelle glasvezelverbinding, verse bonenkoffie, biologisch fruit, lunch en leuke nieuwe collega's. Onze mensen zijn vakmensen met veel passie en liefde voor hun vak en hun klanten. U krijgt bij ons een goede werkplek met een zit-sta-tafel.

De sprint begin met de Sprint Planning.

Sprint Planning

De zogenaamde Sprint Planning is een officieel Scrum Event en vindt plaats aan het begin van elke sprint. Het resultaat van dit event is een gezamenlijk plan voor de komende sprint. In dit maximaal 1 uur durende event staan 3 onderwerpen centraal:

  1. Sprintdoel. Het definiëren van een Sprintdoel is een zeer belangrijk onderdeel. Het kan al gedefinieerd zijn voor de sprint planning, maar moet wel aan het eind van de Sprint Planning bekend zijn. Het liefst ook uitgeprint en opgehangen als “wandspreuk” op uw kantoor.
  2. Wat hebben we daarvoor nodig? Samen met het team, met het sprintdoel voor ogen, selecteert u alle backlog items die u de komende sprint wil realiseren. Deze selectie is een voorspelling, géén garantie, voor het resultaat van deze sprint.
  3. Hoe gaan we dat bereiken? Om de geselecteerde backlog items te realiseren is een plan nodig. Hoe gaan we dit aanpakken? Wat staat als eerste op de backlog? Wat zijn (externe) afhankelijkheden? Welke oplossing kiezen we precies om de wensen in te vullen. Dit plan en de backlogitems vormen samen de Sprint Backlog.

U bent onderdeel van het team

Bij Procurios werken we met meerdere multidisciplinaire teams. We zoeken het beste team voor u uit. Dat is het team met de meeste ervaring met uw branche of type oplossing. Het team bestaat meestal uit 3 of 4 Procurioten en - last but not least - u, de Product Owner. De Procurioten zijn allemaal Scrum Developers met een eigen specialiteit. De specialiteiten zijn programmeren, advies in de toepassing van ons platform, configuratie en inrichting, visueel en interactie ontwerp. De samenstelling van het team is afgestemd op uw opdracht.

Een van de Procurioten is ook Scrum Master (m/v). De Scrum Master is géén projectmanager! Scrum gaat immers uit van zelfsturende teams. Hij heeft een heel belangrijke faciliterende taak met de focus op het proces. Hij zorgt ervoor dat de Scrum Events kunnen plaatsvinden en neemt daarin vaak de leiding. Hij zorgt er ook voor dat het team zo productief mogelijk kan werken. Hij is tevens coach, geeft duidelijkheid van alle noodzakelijke elementen in het Scrumproces aan u en de rest van het team. U werkt als PO nauw samen met de Scrum Master.

Dagelijkse voortgang check: Daily Scrum

De daily scrum — uw dagelijks overleg over de stand van zaken. Elke dag heeft u op een vast moment een zogenaamde Daily Scrum. Dit is een staand overleg van 15 minuten. Bij Procurios noemen we dat ook wel de “Standup” (standup meeting).

Elk teamlid vertelt over de voortgang van hun eigen werkzaamheden. Het is belangrijk dat teamleden van elkaar weten wat ze aan het doen zijn, waar ze tegenaan lopen en wat de gevolgen daarvan zijn voor het beoogde sprintdoel. Is met de voortgang van gisteren het behalen van het sprintdoel binnen bereik of juist moeilijker geworden?

Zo’n Standup geeft u als klant belangrijke informatie over het verloop van deze sprint. Het is dus voor u als klant van belang dat u zo vaak mogelijk bij de Standup bent, ook kunt u uw eigen gedachten delen met het team.

Uw dagprogramma

Na de Standup gaat u overleggen, aansturen, testen, accepteren, toelichten, stakeholders op de hoogte houden, backlog beheren, nieuwe user stories schrijven, af en toe een beetje uw eigen werk er tussendoor doen. Tussendoor lunchen en daarna weer overleggen, aansturen, testen, functionaliteit accepteren.

Als PO bent u een belangrijke spin in het web. U heeft de belangrijkste taak binnen het team. Uw inspanning is bepalend voor de effectiviteit van het team en daarmee het succes van de sprint!

Lunch wordt voor gezorgd

U hoeft niet zelf uw bammetjes mee te nemen. We bieden u een goed verzorgde lunch. U zit samen met alle andere klanten die aanwezig zijn en alle Procurioten aan één grote tafel. De sfeer is gemoedelijk en leent zich voor goed gesprek met andere klanten en Procurioten over Scrum, politiek, games, series, flauwe grappen of over koetjes en kalfjes.

Vijf dagen is een sprint

Idealiter bent u bij ons op kantoor, 5 dagen lang — de lengte van een sprint, in uw rol als Product Owner. Alle begin is lastig en onwennig, ook het PO-schap. Maar u zult zien dat de tweede dag al een stuk makkelijker is. U weet beter wat er van u wordt verwacht, wat u van uw teamgenoten kunt verwachten en hoe Scrum werkt.

Mee- en tegenvallers

U heeft het als u in huis aan het klussen bent. Soms duurt en kost een klus meer of juist minder. Dat geldt ook voor de backlogitems. Dit betekent dat het realiseren van een backlogitem meer of minder dan de inschatting kost. In beide gevallen speelt u als PO een heel belangrijke rol.

Bij tegenvallers is het van belang dat u samen met het team uitzoekt welke gevolgen er zijn. Is er een workaround te realiseren, komt het sprintdoel hiermee in gevaar? Gelukkig is er geen probleem zo groot of het is links- of rechtsom oplosbaar. Soms blijkt 50% ook al voldoende te zijn om (het belangrijkste deel van) uw 'probleem' op te lossen. U heeft een kundig en zeer ervaren team tot uw beschikking die altijd met u meedenkt en samen met u alle mogelijke opties inventariseert.

Bij meevallers kunt u of meer backlog items laten uitwerken of uitbreiden. Het is daarbij wel heel belangrijk dat het sprintdoel gehaald moet kunnen worden.

Besluiten nemen om het doel te halen

Het monitoren van het gerealiseerde aantal punten tijdens de sprint is een belangrijke PO-taak. Wanneer er tijdens de sprint blijkt dat een backlogitem binnen het tijdsbestek van 1 punt is gerealiseerd terwijl er 2 voor stonden, dan is er ruimte gekomen voor een ander backlogitem van 1 punt of om een ander item gedetailleerder op te pakken.

Omgekeerd geldt dit ook. Als het realiseren van een backlogitem langer duurt dan ingeschat, kunnen er waarschijnlijk minder items binnen die sprint gerealiseerd worden dan van te voren ingeschat. Het is dan vervolgens aan u, de PO, wat u wilt doen met natuurlijk het sprintdoel voor ogen.

Een Increment is een verbetering of een uitbreiding op uw oplossing. Dat kan het resultaat van een hele sprint zijn of slechts 1 backlog item.

We bekijken het resultaat: Review

Een ander belangrijk Scrum Event is de Review. Evenals alle andere Scrum Events is deze ook getimeboxed (1 uur).

In deze informele bijeenkomst kijkt u samen met het team en eventuele uitgenodigde andere stakeholders naar het resultaat van de sprint. Is het sprintdoel gehaald? Wat is afgerond, welke waarde is toegevoegd, wat ging goed, welke hobbels zijn genomen? In hoeverre moet de Product Backlog daarop aangepast worden? Bij de Review wordt ook gekeken naar het effect van deze Increment op het product. Is een volgende sprint noodzakelijk?

Bij Procurios is een demonstratie van het product vaak een onderdeel van de Review. Een belangrijk resultaat van de review is een Product Backlog die geactualiseerd, aangepast is op basis van de bevindingen en resultaten van de afgelopen sprints.

De scrummethode kent een aantal Events of vrij vertaald bijeenkomsten. Elk Event is Time Boxed, tijdgebonden en is een belangrijk onderdeel van het Scrumproces. De officiele Scrum Events en hun (globale) doelen zijn:

  • Sprint - periode van 5 werkdagen waarin wordt gewerkt aan backlog items (eisen & wensen) 
  • Spring Planning - overleg waarin wordt bepaald wat in de komende sprint gedaan wordt en hoe
  • Daily Scrum - dagelijks, staand overleg over de voortgang
  • Review - evalutie van de werkzaamheden die tijdens de sprint zijn gedaan
  • Retrospective - terugblik op de met name procesmatige zaken van scrum en de verbeteringen die doorgevoerd kunnen worden 

Zie voor meer informatie de officiele Scrumguide http://www.scrumguides.org/scrum-guide.html#events

We evalueren het proces: Retrospective

Het laatste Scrum Event, uiteraard ook weer getimeboxed (30 minuten), in een sprint is de zogenaamde Retrospective. Dit vindt plaats met u, de PO en het team. Zoals de term retrospectief al aangeeft wordt er achteraf beschouwend gekeken naar de sprint en het proces.

Concreet heeft de Retrospective 3 doelen:

  1. Onderzoeken hoe de laatste sprint ging met betrekking tot mensen (teamleden, gebruikers, stakeholders, etc), relaties, processen en tools;
  2. Verbeteringen concreet maken;
  3. Een plan maken om deze verbeteringen te implementeren.

Met de resultaten uit de Retrospective kan het team, na elke sprint, zichzelf weer verbeteren.

Zo snel mogelijk live en in gebruik nemen

Een belangrijk onderdeel van de filosofie achter Scrum is dat er kortcyclisch (met sprints) wordt gewerkt. Elke cyclus (sprint) resulteert in een ‘werkend product’ met werkende en geteste functionaliteit. Dat betekent niet dat het product alle functionaliteit heeft die u wenst of helemaal af is. Het sprintdoel is wel bereikt en dus kunt u aan de gang met veel nieuwe functionaliteit.

U bouwt bijvoorbeeld een nieuwe website. Na 1 week staat er een homepage. Er zijn nog geen vervolgpagina’s, maar u bent in ieder geval vindbaar. Na de tweede sprint zijn uw productpagina’s en uw contactpagina gereed. Na de derde sprint is uw "community" ook live.

Een heel belangrijke advies voor livegang is dat u dat ‘moet’ plannen binnen de sprint en niet op de laatste dag.

Een livegang loopt namelijk altijd anders dan gedacht. Er kunnen bugs optreden, of er zijn andere externe onverwachte en ongewenste factoren. Dan is het heel prettig om een team om u heen te hebben dat, direct kan ingrijpen, aanpassen en ondersteunen waar dat nodig is. Op basis van onze jarenlange ervaring kunnen we u garanderen dat onze support nodig is!

Nog een sprint?

U heeft een werkend product, maar het is nog niet ‘af’. Uw product kan nog meer waarde toevoegen als het doorontwikkeld wordt. Deze volgende sprint kunt u direct erna plannen, maar ook 2, 3 weken, een maand of een jaar later. Natuurlijk plannen wij uw volgende sprint met hetzelfde team, of een ander team als hun ervaring daar beter bij aansluit.

Voor elke volgende sprint duiken we graag met u de Product Backlog in en actualiseren we deze tijdens de volgende Backlog Refinement.

Heeft u nog vragen over Scrum of onze projecten?

Neem contact met ons op

of bekijk onze projecten