Zo werkt Scrum bij Procurios

Elke week werken we bij Procurios aan meerdere projecten voor klanten uit verschillende branches. Dit doen we met Scrum. Met Scrum behalen we namelijk de beste resultaten voor onze klanten. Meedenken, volledige focus en snel zichtbaar resultaat zijn slechts een paar voordelen van deze manier van werken. Benieuwd hoe onze samenwerking er uit gaat zien?

Aan de slag!

Start hier!

De eerste kennismaking

Na een korte zoektocht ben je bij Procurios terechtgekomen. Omdat wij jou direct willen laten zien wat wij aanbieden en meteen met jou mee willen denken, geven we jou en je collega’s een persoonlijke demonstratie van ons platform.

Gedurende de demonstratie horen wij graag wat jouw uitdagingen zijn en waar je naar op zoek bent. We bekijken samen hoe ons platform daar de juiste ondersteuning in kan bieden. Tijdens de demonstratie leer je hoe ons platform werkt, welke mogelijkheden er zijn en in welke gemakken het voorziet.

Jouw uitdaging

Je bent enthousiast over de demonstratie en wilt een offerte aanvragen. Daarvoor moeten we eerst zeker zijn van je wensen en prioriteiten. Daarom nodigen we je graag uit om met ons te bespreken hoe het Procurios platform het beste kan worden ingezet.

Samen met één van onze teams ga je aan tafel. Zij willen alles van je weten: wat de grootste uitdagingen zijn, de marktomstandigheden en eventuele problemen bij huidige systemen. Maar vooral ook: wat zijn jouw doelen en dromen?

Zo’n sessie duurt meestal tussen de 2 en 4 uur en noemen we ook wel een Event Storming Sessie. We duiken dan dieper in op de processen, de ‘taal’ en doelen van je organisatie. Het is voor ons heel belangrijk om zo goed mogelijk jouw wensen te kunnen inschatten binnen de professionele context, om zo bij een passende oplossing te komen.

Actief meedenken in de offerte

Op basis van de vorige sessie maken we voor de offerte een inschatting over de complexiteit van de gewenste oplossing.

Om dit te doen, schatten wij het aantal sprints (oftewel: werkweken) dat we nodig hebben om ons platform voor jouw organisatie te implementeren, configureren, de website te ontwikkelen en eventueel aanvullend maatwerk te bouwen. Natuurlijk denken we actief met je mee over het behalen van het beste resultaat tegenover een eerlijke prijs. Tenslotte maken we een aanvullende afspraak om ons voorstel toe te lichten en eventuele vragen te beantwoorden.

Akkoord?

Akkoord? Sprints inplannen!

Je gaat akkoord met de offerte. Dat is altijd feest, omdat we blij zijn met elke nieuwe klant, maar vooral omdat we je project Scrum mogen uitvoeren!

Dat betekent dat we samen met jou gaan werken aan functionaliteit met veel toegevoegde waarde. Dit proces hebben we bij het opstellen van de offerte al ingedeeld in sprints, die gaan plaatsvinden bij ons op kantoor in Wijk bij Duurstede. Deze sprints worden, natuurlijk in direct overleg met jou, ingepland.

Product Owner Training

Tijdens de weken dat je bij ons zult werken, doe je dit als Product Owner (PO). De rol van zo’n PO is een belangrijke binnen het team: je bepaalt wat er wordt uitgevoerd en het moment waarop dat gebeurt. Voordat je aan de slag gaat, krijg je een korte training.

In deze training leer je stap voor stap wat jouw taken precies inhouden, wat sprints en backlogs nu eigenlijk zijn en hoe je ze het beste kunt uitvoeren. Verdiep je ter voorbereiding in de werkmethode Scrum en in de bijbehorende termen. Als je deze pagina goed doorleest en de gebruikte termen begrijpt, ben je op de goede weg! Een aantal taken die je hebt als PO zijn:

  • Het duidelijk maken van de visie die jouw organisatie heeft voor de markt en de beoogde oplossing naar het team
  • Het uitleggen van de markt- en gebruikersomstandigheden
  • Het aanmaken van de Product en Sprint backlog, samen met het team
  • Het kunnen beargumenteren van de toegevoegde waarde van elk backlog item
  • Het prioriteren van de items op de backlog
  • Het testen en beoordelen van de opgeleverde backlogitems
  • Het monitoren van de voortgang met het oog op het sprintdoel
  • Het communiceren van het verloop van de sprints naar je collega’s toe

Je kunt daarnaast altijd rekenen op de ondersteuning van onze eigen PO-coach.Neem je rol als Product Owner wel serieus; je draagt namelijk in zeer grote mate bij aan het succes van een sprint!

Werken met de Product Backlog

Voor de sprint begint, gaan we nog even bij je doorvragen naar je wensen en eisen. Deze vormen we dan om tot bijvoorbeeld user stories (gebruikersverhalen) en zetten we op de Backlog, op volgorde van prioriteit. Deze Backlog kun je zien als een soort ‘takenlijst’.

Om tot de juiste user stories te komen, zetten we de laagdrempelige, maar directe face to face communicatie graag in. Oplossingen worden namelijk sneller bedacht als er open over wordt gepraat en gediscussieerd. We doen dat dus ook uitvoerig. We willen niet alleen begrijpen wat je wensen inhouden, maar ook wat de achterliggende reden is. Met andere woorden, we zullen je de vraag achter de vraag stellen! Samen gaan we dan aan de slag met de oplossing.

Je wensen inschatten met Planning Poker

In sommige gevallen nodigen we je uit voor een potje poker. Niet het spelletje, maar Planning Pokeren.

Soms is het Planning Pokeren een aparte sessie, soms wordt dit gedaan bij de Backlog Refinement. Voor jou als PO is het van belang om te weten hoe ‘groot’ (hoeveel tijd, risico en het niveau van complexiteit) een backlogitem is. Kost het 5 mandagen om iets te realiseren, of 5 minuten? Dat kan de reden zijn om een backlogitem bovenaan te zetten, of juist niet.

We bepalen dit aan de hand van zogenaamde Story Points. Een backlogitem dat 2 Story Points of punten krijgt, is 2x zo ingewikkeld als een backlogitem van 1 punt. Samen met jou schatten we de complexiteit van backlogitems en geven daarmee een indicatie van de werklast, ten opzicht van de andere backlogitems. Tijdens het pokeren kan het zijn dat er verschillen ontstaan in de schatting van de teamleden en jou. In dat geval wordt dat besproken om verschil in interpretatie zoveel mogelijk weg te nemen.

Maak kennis met je team

Bij Procurios werken we met meerdere multidisciplinaire teams. We zoeken het beste team voor je uit. Dat is het team met de meeste ervaring met je branche of type oplossing. Het team bestaat meestal uit 3 of 4 Procurioten en - last but not least - jou, de Product Owner.

De Procurioten zijn allemaal Scrum Developers met een eigen specialiteit, zoals programmeren, het adviseren over de verschillende toepassingen in het platform, configuratie en inrichting of visueel en interactie ontwerp. De samenstelling van het team is uiteraard afgestemd op jouw opdracht.

Hoewel Scrum uitgaat van zelfsturende teams, is één van de Procurioten ook Scrum Master. De Scrum Master is géén projectmanager! Hij heeft een heel belangrijke faciliterende taak met de focus op het proces. Hij zorgt er ook voor dat het team zo productief mogelijk kan werken. Hij is daarnaast coach en geeft duidelijkheid van alle noodzakelijke elementen in het Scrumproces aan jou en de rest van het team.

Sprinten!

Ready? Set! Go!

Welkom bij ons op kantoor! Het echte werk gaat beginnen. Schuif aan op je eigen werkplek, bij jouw team. Om je direct thuis te laten voelen, zorgen wij alvast voor een paar gemakken!

Zo ontvang je jouw eigen mok, werk je via een snelle glasvezelverbinding, onder het genot van verse bonenkoffie. Tijdens de lunch ontmoet je alle andere nieuwe collega’s aan de lange eettafel en eet je verse salades, biologisch fruit en warm brood uit de oven.

Sprint Planning en Sprint Backlog

Nu echt aan de slag! De sprint begint met de Sprint Planning. Deze Sprint Planning is een officieel Scrum Event en vindt plaats aan het begin van elke sprint. Het resultaat van dit event is de Sprint Backlog. Tijdens de Sprint Planning staan 3 onderwerpen centraal:

Wat is het sprintdoel? Het definiëren van een Sprintdoel is een zeer belangrijk onderdeel. Het kan al gedefinieerd zijn voor de sprint planning, maar moet wel aan het eind van de Sprint Planning bekend zijn. Het liefst ook uitgeprint en opgehangen als “wandspreuk” op je kantoor.

Wat hebben we daarvoor nodig? Samen met het team, met het sprintdoel voor ogen, selecteer je alle backlog items die je de komende sprint wil realiseren. Deze selectie is een voorspelling, géén garantie, voor het resultaat van deze sprint.

Hoe gaan we dat bereiken? Om de geselecteerde backlog items te realiseren is een plan nodig. Hoe gaan we dit aanpakken? Wat staat als eerste op de backlog? Wat zijn (externe) afhankelijkheden? Welke oplossing kiezen we precies om de wensen in te vullen. Dit plan en de backlogitems vormen samen de Sprint Backlog.

Daily Scrum

Elke ochtend begin je samen met je team aan de zogenaamde Daily Scrum. Dit is een staand overleg van 15 minuten. Bij Procurios noemen we dat ook wel de “Standup” (staand overleg).

Elk teamlid vertelt over de voortgang van zijn eigen werkzaamheden. Het is belangrijk dat teamleden van elkaar weten wat ze aan het doen zijn, waar ze tegenaan lopen en wat de gevolgen daarvan zijn voor het beoogde sprintdoel. Is met de voortgang van gisteren het behalen van het sprintdoel binnen bereik of juist moeilijker geworden?

Zo’n Standup geeft jou als klant belangrijke informatie over het verloop van de sprint. Het is dus van belang dat je hier zo vaak mogelijk bij aanwezig bent, want ook jij kunt  je mening en ideeën kwijt tijdens de Standup.

A day in the life of ...

Als PO ben je een belangrijke spin in het web. Jouw inspanning en input is bepalend voor de effectiviteit van het team en daarmee het succes van de sprint! Hoe ziet je dag er ongeveer uit?

Na de Standup ga je hard aan de slag.  Overleggen, aansturen, testen, accepteren, toelichten, stakeholders op de hoogte houden, backlog beheren, nieuwe user stories schrijven en af en toe een beetje je eigen werk er tussendoor doen. Tussen de middag stevig (maar gezond! En gezellig!) lunchen en daarna weer overleggen, aansturen, testen, functionaliteit accepteren, … .

Mee- en tegenvallers

Zoals bij alles, zul je ook tijdens het sprinten mee - en tegenvallers tegenkomen. Soms duurt iets heel lang, of loop je bepaalde obstakels tegen het lijf. Andere dagen verloopt alles weer geheel vlekkeloos en kom je zelfs verder dan gepland. In beide gevallen, speel je als PO een belangrijke rol.

Bij tegenvallers ga je samen met het team uitzoeken welke gevolgen er zijn. Is er een workaround te realiseren? In hoeverre komt het sprintdoel hiermee in gevaar? Bedenk in ieder geval dat je een kundig en zeer ervaren team tot je beschikking hebt, dat altijd met je meedenkt en waarmee je samen elke situatie oplost.

Bij meevallers kun je een of meer backlog items laten uitwerken of uitbreiden. Houd daarbij wel in de gaten dat je alsnog ruimte overhoudt om het sprintdoel te halen.

De Review

Een van de laatste Scrum Events, is de Review. Tijdens de Review kijk je samen met het team naar het resultaat van de sprint.

Is het sprintdoel gehaald? Wat is afgerond, welke waarde is toegevoegd, wat ging goed, maar ook: welke obstakels kwamen jullie tegen? Er wordt ook gekeken naar de voortgang van het gehele product. Is een volgende sprint wel noodzakelijk? En in hoeverre moet de Product Backlog daarop aangepast worden?

Een demonstratie van het product is bij Procurios vast onderdeel van de Review. Als PO kun je daarom je betrokken collega’s, ook wel stakeholders, uitnodigen om alvast mee te kijken naar het voorlopige resultaat. Het team kan vragen beantwoorden en er wordt gekeken naar afspraken voor een eventuele volgende sprint.

De Retrospective

Helemaal aan het eind van de sprint, vindt de zogenaamde Retrospective plaats. De naam zegt het al: tijdens de Retrospective wordt er achteraf beschouwend gekeken naar hoe de sprint en het proces binnen het team zijn verlopen. Concreet heeft de Retrospective 3 doelen:
  • Onderzoeken hoe de laatste sprint ging met betrekking tot de deelnemers, zoals de teamleden, de PO, de gebruikers en de stakeholders, de samenwerking binnen het team, processen en tools.
  • Verbeteringen bespreken en concreet maken.
  • Een plan maken om aan de slag te gaan met deze verbeteringen.

Met de resultaten uit de Retrospective kan het team, na elke sprint, zichzelf weer verbeteren.

Live!

Gefeliciteerd! Alle Scrum Events zijn afgerond en je hebt samen met je team hard gewerkt aan een mooi product! De website, pagina of het product kan dus online worden gezet en in gebruik worden genomen!

Dit hoeft echter niet te betekenen dat het product tijdens de livegang al alle functionaliteit heeft die je wenst of helemaal af is. Een belangrijk onderdeel van de filosofie achter Scrum is dat er kortcyclisch (dus aan de hand van sprints) wordt gewerkt. Elke cyclus resulteert in een ‘werkend product’ met werkende en geteste functionaliteit.

Voorbeeld: je bouwt een website en na een week sprinten staat er een homepage. Er zijn nog geen vervolgpagina’s, maar je bent in ieder geval vindbaar! Tijdens de tweede sprintweek ga je aan de slag met de productpagina’s en de contactpagina. En na de derde sprint kan ook je community live!

Tot slot is het slim om er altijd rekening mee te houden dat een livegang anders kan lopen dan gedacht. Er kunnen bugs optreden, of er zijn andere onverwachte factoren. Het team kan dan direct ingrijpen, aanpassen en ondersteunen waar nodig, net zolang totdat alle obstakels uit de weg zijn geruimd en je een volledig werkend product hebt!

Nog een sprint?

Je hebt een werkend product, maar het is toch nog niet helemaal af. Of je ondervindt dat je product nog meer waarde kan toevoegen als het doorontwikkeld wordt.

Deze volgende sprint kun je direct plannen, maar ook een paar weken, maanden of zelfs een jaar later. Natuurlijk zorgen wij ervoor dat hetzelfde team weer aanhaakt, of een ander team als hun ervaring daar beter bij aansluit. We beginnen dan weer opnieuw met de Product Backlog en actualiseren deze in de volgende Backlog Refinement.

Heb je nog vragen over Scrum of onze projecten?

Neem contact met ons op

of bekijk onze klantcases